Oberfinanzdirektion Koblenz

Komplexe Kommunikation

Beschreibung: Das komplexe Netzwerk der Finanzdienstleister Rheinland Pfalz mit einer maßgeschneiderten Kommunikationslösung auszustatten war eine Herausforderung für das Projektteam von Telba. Der enge Zeitplan konnte nur dadurch eingehalten werden, dass die Systeme bei Telba vorkonfiguriert wurden. Dank der sehr guten Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten erfolgte die Inbetriebnahme termingerecht.

Objekt: Die Oberfinanzdirektion ist Mittelbehörde der Bundesfinanzverwaltung und der Landesfinanzverwaltung. 48 Standorte mit 26 Finanzämtern, die Zentrale Besoldungs- und Versorgungsstelle, die Oberfinanzdirektion Koblenz und die Fachhochschule für Finanzen bilden zusammen das Corporate Network für Finanzdienstleistung in Rheinland Pfalz. Mit identischen Systemen wurden auch die ADD in Trier und die SGD Neustadt aus dem Bereich des Ministeriums des Innern und für Sport Rheinland-Pfalz ausgestattet. Insgesamt werden in den Behörden ca. 8000 Mitarbeiter beschäftigt. Dieses vielschichtige Geflecht von Dienstleistungsstellen mit unterschiedlichen Organisationsstrukturen und örtlichen Gegebenheiten benötigt eine maßgeschneiderte und homogene Kommunikationstechnik.

Aufgabenstellung: Die Oberfinanzdirektion Koblenz beauftragte TELBA mit der Planung und Installation einer landesweiten Kommunikationslösung.

Projektbeschreibung

Projektvolumen
Euro 3,5 Mio.

TELBA hat alle Standorte im Corporate Network der Finanzdienstleister Rheinland Pfalz über die unterschiedlichsten Verbindungen realisiert; VoIP im Datennetz , virtuelle Verbindung mit VPN, Verbindungen mit Außenstellen über Laser-Link, 2-Mbit-Leitungen, LWL; und sorgt damit für reibungslose Abläufe. Durch den Einsatz von VoIP wurden Leitungskapazitäten gebündelt und ein landesweites Corporate Network mit Call- und Workflow Lösungen zur optimalen Nutzung der Personalressourcen für den Kunden geschaffen.

Plattform für effiziente Dienstleistung
Die von TELBA konzipierte Kommunikationslösung mit Alcatel OmniPCX 4400 Systemen umfasst 11.500 Anschlüsse in allen Bereichen im gesamten Bundesland Rheinland Pfalz. Kleinere Außenstellen wurden direkt über VoIP Endgeräte und IP Remote ACT angeschaltet. Bestandteil des Netzwerkes sind Kommunikationscenter für die Finanzkassen, Kfz- Steuerstellen und die Beihilfestelle bei der Zentralen Besoldungs- und Versorgungsstelle mit OmniTouch CCdistribution, der OmniTouch CCagent Client/Server-Applikation und Interactive Voice Response Systemen (CCivr) für die Qualifizierung der Anrufer. Nach Auswahl des gewünschten Geschäftsbereichs erfolgt eine schnelle Verbindung mit dem richtigen Bearbeiter. Die Auswahl erfolgt durch Spracheingabe oder Eingabe einer Auswahlziffer. Das Text to Speech-Modul ermöglicht es, Ansagetexte individuell und flexibel zu erstellen. So kann bei hohem Gesprächsaufkommen schnell eine Info-Hotline aktiviert werden.

Mitarbeiterunterstützung im Kundenmanagement
Mit Omni Touch Unified Communication wird dem Mitarbeiter eine komfortable Möglichkeit gegeben, Kontakte über das Web Softphone herzustellen. Die Anruferliste, Pop Up Funktionen sowie Zugriff auf zentrale und persönliche Adressbücher mit MS Exchange Integration bilden die Basis für eine effiziente Kommunikation. Ein Cycos Unified Messaging System MRS an jedem Standort vervollständigt den Arbeitsplatz der Mitarbeiter mit Voice Mail und Faxserver-Funktionen.

Für jeden Mitarbeiter und jede Bearbeitungsgruppe steht ein Sprachpostfach und eine Faxrufnummer zur Verfügung. Der Dokumentenfluss und die Archivierung werden damit erheblich vereinfacht, denn aus allen Anwendungen können Faxe direkt versendet werden. Eine besondere Anforderung war die Einbindung der Software Module in die unterschiedlichen Arbeitsplätze von CitrixClient, und damit auch erhöhte Forderungen an die Kompatibilität der Software und das Customising der Applikationen. Alle Mitarbeiter verfügen jetzt über eine einheitliche Kommunikationsplattform und je nach Aufgabengebiet wird durch Client coupling die erforderliche PC-Desk Top Oberfläche dem Mitarbeiter zur Übersicht, Organisation und Nutzung der eigenen und Gruppenkommunikation zur Verfügung gestellt.

Zentrale Administration
Das am zentralen Standort Koblenz eingesetzte Management System OmniVista 4760 verringert den Konfigurationsaufwand an den Kommunikationssystemen entscheidend. Für alle Systeme werden Anforderungen und Änderungen zentral gemanagt. Mit der von TELBA installierten Gebührendatenverarbeitung werden die Kosten für Faxe, Dienst- und Privatgespräche im gesamten Corporate Network erfasst. Die nach Kundenanforderung erstellten Auswertungen erfolgen automatisch und werden per E-Mail an die zuständigen Stellen gesendet. Die privaten Gesprächskosten werden elektronisch mittels Lastschrift abgerechnet.

Das Ziel im Blick
Eine Herausforderung bei der Realisierung war das versenden der Client-Software an die einzelnen PC Arbeitsplätze im gesamten Netzwerk. Die Installationspakete wurden gepackt und an die Client-PCs über ein Software-Verteil-System zur automatischen Installation verschickt. Die gesamte ITK-Palette in flexibler Architektur wurde von TELBA eingesetzt, um die hohen Anforderungen zu erfüllen. Durch dieses Vorgehen konnte der administrative Aufwand in der späteren Realisierung und dem laufenden Betrieb sehr gering gehalten werden. Dank der guten Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten konnten Terminplanung, Vorleistungen, Logistik und Roll Out termingerecht eingehalten werden. Durch die Einführung der neuen Kommunikationslösung und gezieltem Einsatz und Customising der Applikationen wurden die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter der Finanzdienstleister gestrafft und effizienter gestaltet, außerdem die Erreichbarkeit erhöht und die Kosten gesenkt.

Auftraggeber: Oberfinanzdirektion Koblenz (ADD Trier & SGD Neustadt)

Projektdauer: 2003

Leistungen:

• Kommunikationslösung mit 41 ALCATEL Omni PCX 4400 Systemen
• Management System OmniVista 4760 Gebührendatenverarbeitung
• Integrierte Kommunikationscenter mit Omni-Touch CCdistribution, CCagent Client/Server Applikation und Interaktive Voice-Response-Systemen CCivr
• Applikationen Omni Touch Unified Communication Web Softphone, Cycos Unified Messaging System MRS